Nämndsekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Forshaga kommun har som mål att utveckla ett samlat administrativt stöd till kommunens förtroendevalda och tjänstemän. För att lyckas i detta uppdrag arbetar vi med att utveckla en gemensam nämndadministration, som servicen till alla nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige utgår från. Vi rekryterar nu två medarbetare till en ny central nämndadministrativ enhet placerad vid kommunledningskontoret.

Den nya centrala nämndadministrationen kommer att ha ett kvalitetssäkrande och samordnande uppdrag för hela den politiska ärendeprocessen i kommunen. På enheten hanteras också frågor om arkiv, utvecklingen av kommunens e-arkiv samt förvaltning och utveckling av diarie- och ärendehanteringssystem. Enheten kommer också att ha rollen som valkansli och arbeta med genomförandet av allmänna val.

Vem är du?

Vi söker dig som har erfarenhet av arbete med nämndadministration eller registrering. Du kan arbeta strukturerat, kvalitetsmedvetet och är noggrann. Du kan prioritera mellan, och hantera, en mängd olika arbetsuppgifter. Du har ett grundläggande intresse för samhällsfrågor och kan sätta dig in olika ärenden som tas upp i nämnderna vid behov.

Du är mån om att ge en gott bemötande till dom du möter i arbetet. Du är en kommunikativ och serviceinriktad person. Du är självgående i ditt arbete, men kan också etablera goda relationer och ett gott samarbete med andra.

Arbetsuppgifter

I rollen som nämndsekreterare kommer du att arbeta med att ge stöd och service till handläggare, kommunledning och förtroendevalda i de politiska organen.  Du kommer att arbeta med beredning av ärenden inför sammanträden, sammanställa och skicka ut kallelser, skriva protokoll och registrera handlingar. Du kommer att arbeta med att ge service till flera nämnder och bidra till kommunens administrativa utveckling. Då en del sammanträden är på kvällstid så kan kvällsarbete förekomma.

Du kommer även att arbeta med och handlägga vanligt förekommande uppdrag och ärenden inom enhetens ansvar. Arbetsområdet är brett och berör bland annat också frågor om dokumenthantering, kommunallag och offentlighet- och sekretesslagstiftning. Inom enheten ansvarsområde ska du och dina kollegor kunna vägleda handläggare och förtroendevalda inom dessa områden.

Kvalifikationer

• Vi söker dig som har universitets- eller högskoleutbildning med inriktning mot statsvetenskap, offentlig förvaltning, rättsvetenskap eller utbildning och/eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren finner likvärdig
• Du har viss tidigare erfarenhet av arbete inom kommun eller en statlig myndighet, gärna med nämndadministrativt arbete.
• Du har goda kunskaper inom relevant lagstiftning, såsom offentlighets- och sekretesslagen, kommunallagen, tryckfrihetsförordningen, samt kännedom om dataskyddsförordningen (GDPR).
• För arbetet krävs att du är van att använda digitala system och har ett intresse för att utveckla digitala arbetssätt.
• Du har mycket goda kunskaper inom svenska språket i tal och skrift, du har även goda kunskaper i engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du

• Har erfarenhet av arbete i LEX eller andra liknande system för diarie- och ärendehantering.
• Har arbetat inom nämnadministrativt arbete tidigare.

Villkor

Tjänsten är inplacerad i säkerhetsskyddsklass och förutsätter godkänd säkerhetsprövning inklusive godkänd registerkontroll i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagstiftningen. För detta krävs att du är svensk medborgare.